بيروقراطيا التنظيم

تنتشر في العديد من المؤسسات الحكومية والخاصة بعض الإجراءات الروتينية الداخلية غير الصالحة للاستعمال والتي هي بأمس الحاجة للتغيير إما بسبب قدم البعض منها أو بسبب قدم من يقوم بتنفيذها أو الإشراف عليها في كافة المستويات الإدارية وبالتالي ينعكس ذلك سلباً على أداء المنشأة ويقلل من كفاءة وفعالية الأفراد فيها ويحد من إنتاجيتهم والتي ومن المؤكد ستؤثر على أداء المنظمة ككل.
هذا البطء الشديد والمزعج في أداء عمل تلك المنظمات والعاملين فيها يعود لتلك الأنظمة والإجراءات القاتلة التي تزعج الكثير من المراجعين، تلك هي البيروقراطية التي يشكو الكثير من الناس منها وحتى العاملون الذين يقومون على تنشيط خلاياها داخل منظماتهم هم أكثر من يتألمون من أعراضها ومسبباتها، هي أكثر ما يزعجهم قبل غيرهم وأكثر من ينزعجون عند المحاولة أو الشروع إلى علاجها وتقليصها...
هي عادة؟ أم مشكلة؟ أم ثقافة داخلية؟ أم....؟!! يمكن تسميتها كما نشاء ولكن هي في آخر المطاف... مرض عضال؟ واحتمالات الشفاء منه ضئيلة، وبالأخص تلك المنشآت الكبيرة التي تحتضن آلاف الموظفين حيث استفحل فيها هذا الداء الذي لا دواء له بالغالب إلا (باستثناء).
تحتضن هذه الصفحة المتخصصة لهذا الأسبوع والتي غابت لفترة عن أعين القراء لإعادة ترتيبها وتنظيمها بما يتلاءم مع تطلعات وطموحات قرائها والمسئولين عن هذه الصحيفة القديرة والتي نعدهم أيضاً بالمواصلة على تقديم كل ما يفيدهم ويرتقي لمستوى المأمول بأفضل حال، موضوعاً في غاية الأهمية وهو البيروقراطية وعلاقتها بالهيكل الهرمي الوظيفي للمنشأة.
من وجهة نظري المتواضعة حول هذا الموضوع أرى أن المشكلة التي تحدثت عنها في بداية المقال تكمن في جانبين رئيسيين ألا وهما: أن معظم المسئولين في الإدارة العليا لأي منشأة تشكو من البيروقراطية لم يعالجوا المشكلة بطريقة علمية صحيحة حيث تم التركيز على جوانب في واقعها تعتبر حلاً ولكنها ليست حلاً جذرياً يساعد في التخلص تماماً من هذه المشكلة.
المراجعة الداخلية للأنظمة والإجراءات وتسهيل مرور المعاملات وحدها ليست كفيلة بالقضاء على البيروقراطية لأن معظم من يقوم بكل تلك المهام والإجراءات هو أيضاً مصاب بهذا المرض.
إذاً تدريب الموظفين وتثقيفهم وبث روح التعاون وحب العمل هي من أهم الحلول التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار.
الموظف هو من يقوم بأداء المهام وهو أيضاً من يستطيع تسهيل مرور كافة الإجراءات والأنظمة بدون تأخير مهما كانت درجة الرقابة عليه.
الأمر الآخر هو وضع الهيكل التنظيمي للمنشأة. بعض الهياكل التنظيمية تساعد على انتشار البيروقراطية داخل المنشأة بسبب تعدد المسؤوليات والمهام الوظائف ابتداء من المرؤوسين إلى الرؤساء إلى أعلى سلطة في المنظمة ولا ننسى تقييد الصلاحية. إذاً يجب الأخذ بعين الاعتبار عند تصميم الهيكل التنظيمي أن يكون ملائماً لطبيعة ونشاط المنظمة وأن يراعى فيه إعطاء المزيد من السلطة والصلاحيات للمرؤوسين لأداء أعمالهم ووظائفهم بطريقة احترافية سريعة وسلسة تمنع وجود إجراءات طويلة ومعقدة تحد من إنتاجية الموظف في العمل.
أيضاً ومن الملاحظ أن العديد من الرؤساء التنفيذيين الجدد الذين يجلبهم الحظ لإدارة بعض المنشآت التي تعاني من البيروقراطية أن أول ما يقومون به هو المحاولة والمسارعة إلى تسهيل مرور الأنظمة والإجراءات الداخلية دونما النظر إلى مسألة أهم وهي إعادة تصميم الهيكل التنظيمي بما يتلاءم مع خططهم المستقبلية والتي ومن المؤكد أنها ستساهم في علاج المشكلة من أساسها أو التقليل منها قدر الإمكان.